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公务出国
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兰州兽医研究所办理公务出国(境)工作流程

 

一、 申报准备:

列入当年局级及以下人员因公临时出国(境)计划团组,即:

l  承担国家级科研项目任务

l出席重要国际会议(包括担任大会主席、副主席、分会主席,做特邀报告、大会报告、分会报告);

l  执行政府间多、双边合作交流任务(执行协议规定内容);

l  在国际机构任职、兼职人员出国执行相应任务;

l  外方提供全额资助的重要任务.

需提供以下材料:

1.  联系外方索要邀请函

2.   填写《科研人员因公临时出国事前公示表》,所内公示

3. 提供单位书面证明材料及项目任务书首页

4.  提供详细出访日程(包括抵离时间、航班信息、每日具体活动等)

上述表格在本站“合作交流栏目下的文件下载栏目”下载填写。

二、 出国申报:

1. 填写中国农业科学院出国申报单:附邀请函、出访日程、出国团组员个人简历、代表团名单、单位书面证明材料、公示结果、因公临时出国任务和预算审批意见表;报科技处审核出国任务、财务处审核出国经费预算表及因公临时出国任务和预算审批意见表,分管所领导审批后,科技处行文上报农科院国际合作局(约1-2个工作日),农科院国际合作局审批并下达国出国任务批件(约2-5个工作日)。

 

注意:所级及以下不直接从事科研、教学工作的管理和服务人员出访的团组,每团不超过6人,严格执行每次出访国家不得超过3个国家和地区(含经停国家和地区,不出机场的除外),在外停留时间不超过10天(抵离境当日计入在外停留时间,下同)。出访2国(地区)不超过8天;出访1国(地区)不超过5天,赴拉美、非洲航班衔接不便的国家的团组,出访2国(地区)不超过9天,出访1国(地区)不超过6天。请在出访日程中明确写出每天的行程安排,列出所乘航班的目的地及抵离时间等信息。

出国申报材料在本站合作交流栏目下的文件下载栏目进行下载填写。

 

三、 政治审查:

1. 携带任务批件复印件至综合处办理政审(约1-2个工作日)。

1 处级及以上出国人员备案表一式4份;

2 处级以下出国人员备案表一式2份

2. 备案表由综合处签署意见,主管书记或党委委员签发,综合处留存一份原件。      

3. 其余备案表交科技处由其递送上级部门:正处级以上出国人员备案表报院人事局、监察局备案,后递交国合局办理签证;处级以下出国人员备案表直接递交国合局办理签证。

政审材料在本站“合作交流栏目下的文件下载栏目”进行下载填写。

 

四、公务普通护照办理:

1. 办理条件:初次出国人员或者普通公务护照有效日期不足半年者。

初次办理人员需携带身份证、户口本原件,提前到国合局交流服务处709室办理指纹采集(一次采集终身有效)、签名及证件扫描。(说明:此项程序可在出国申请之前提前办理,受理时间每周一至周五上午830-1130。)

2. 提交护照申请所需材料:

1个人数字照片(拍照地点:兰州市照相馆或者市出入境办理大厅对面亿影照相馆;电话:0931-8459366

2)填写因公护照申请表

3. 科技管理处递交因公护照申请表至院国合局交流服务处签证办公室,审查护照申请表并递送外交部领事司办理(约3-5个工作日)。

4. 办理护照的其他注意事项:

 1申请办理新护照时申请人必须交回所有还在有效期内的旧公务普通护照。

2因前后两次出国任务时间相距较近而无法及时办理有关出国手续而需要申请办理第二本护照的人员,需向农科院国合局签证办公室提供这两次出国任务批件的原件及复印件、政审批件原件,申办第二本护照说明,由农科院国合局签证办公室向外交部领事司出具公函一份,在获得外交部批准后方可办理。

3根据外交部和农业部人事劳动司的有关规定,因公护照由签证处统一保管。如需借用,凭已办理的出国任务批件原件和政审批件原件,并交付押金方可借出护照。收到上述材料和押金后签证处开具护照押金收据,借出护照。

4出国人员回国后7天内归还护照至签证办公室,结算签证费用。

5 如不慎遗失护照,当事人需写出书面检查并尽快上报部国际合作司,由农科院国合局致函外交部领事司申请挂失。外交部在收到有关检查和公函以后,挂失注销旧护照,旧护照注销一个月后方可申请办理新护照。

6领取护照后因故未出国的,应及时将所持护照交还农科院国际合作局签证办公室。

7持照人需自留护照复印件备查。   

因公护照申请表在本站“合作交流栏目下的文件下载栏目”进行下载填写。

 

五、签证办理:

根据出访国家签证要求准备相关材料,签证办理要求及时间各国不同,办理前请咨询科技处或国合局签证办公室赵星老师(010-82105701)。通常需准备以下材料:

 签证申请表:一般一式两份,参阅护照签证专栏网址

http://www.cicos.agri.cn/hzqz/blqz/ggxz/要求填写该国的签证申请表,也可在使馆网站下载后填写,签名,并贴好照片,另附一张照片(请如实提供签证所需的个人基本信息和材料,因错填、不填,或因材料不全而造成的签证申请延误或失败,申请人自负责任)

二寸白底正面免冠光面彩色近照照片(2张)

费用证明和单位派遣函:(时间与出国任务批件一致)

邀请信原件一份(部分国家只需要复印件即可)。

签证公函

因公签证申请表

照会

旅馆订单(时间与出国任务批件一致)

机票订单(时间与出国任务批件一致)

国外的日程安排(时间与出国任务批件一致)

护照复印件一份。(A4纸复印,每张纸印一个人的护照,竖着印)。

办理因公出国保险投保信息表--保险单

保险公司的保单原件和复印件(由签证办公室代办)

农业部外事纪律教育培训登记表

请经常出国人员注意保留资料,以便下次再用,同时保持信息统一。

填写签证申请表及其他签证材料,递交院国合局交流服务处,由签证办公室代办(需要支付一定的代办费用)。

     注意:所有签证材料均由科技处统一寄送国合局签证处,切勿擅自联系签证处办理签证手续。

六、出国前的准备:

仔细检查签证中姓名、时期等是否正确,购买国际机票。根据财政部财行[2013]516号文《因公临时出国经费管理办法》的通知换取外汇,并根据该规定使用外汇。

 

七、 回国程序

1. 护照归还

回国后7天内,复印护照签证、签注和出入记录后,应将公务普通护照交回农科院国合局签证办公室,结算办理签证费用。持照人未按规定上缴护照,并多次催促下仍未归还的,取消其所在团队所有人员的出国申报。

     2. 文件归档

出国任务批件原件,交科技处存档。

    3. 撰写报告

出访团组回国后,于7天内在我所中英文网站公布出访实际执行情况(中英文材料各一份),自觉接受群众监督,实现资源共享。同时认真撰写符合国际合作局要求的出访报告,在回国后15天内提交科技处,未按要求提交者科技处不予审核审批,财务处不予核销出国费用。出访报告在本站“合作交流栏目下的文件下载栏目”进行下载填写。

    4. 国际差旅补助

1按照财行[2013]516号文“《因公临时出国经费管理办法》规定的各国补助(住宿、公杂、伙食费标准),以当日或者结账日汇率为准折合,汇率查询bank of china 网站上“中国银行外汇牌价”——现汇卖出价,填写国际差旅补助,交财务处审核并拨付。

2报销所需票据及材料:

中国银行外汇牌价(网上打印该页面,并勾选所参考的汇率)

出国(境)任务批件复印件

护照(包括签证、签注和出入记录)复印件

国外机票及登机牌

国外住宿发票(外文单据应加注中文翻译)

城市间交通费发票(外文单据应加注中文翻译)

签证办理相关票据

各种报销凭证必须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等,并由经办人签字。

国内段出差票据

出访报告

中国农业科学院兰州兽医研究所因公临时出国(境)管理办法.pdf,  国际差旅费补助核算表.xls及  出访报告.doc

 
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